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私署証書の認証


認証とは


私署証書とは、法律効果を有する「私文書」のことであり、文字又はこれに代わる符号によって思想を表明したもの(契約書や誓約書・示談書など)で、法的効果に直接間接に影響のある事実が記載されている私的な文書のことをいいます。
法律効果に全く影響のない単なる自然現象や史実を記載した文書、写真や図面、省庁その他の公務所の作成した文書については、対象外です。

認証とは、内容の真実性や正確性を証明するわけではありませんが、文書の成立の真正を証明するものです。
公証人が認証することにより、その文書が真正に成立したこと、すなわち文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。

なお、内容の真正を判断するものではありませんが、公証人法26条により、違法 、無効な内容の証書には認証を与えることができませんので、文書内容を点検し、法令に違反した事項や無効の法律行為等(公序良俗に反する内容や違法な法律行為、原始的不能な定め、等)の審査がされることから、一定の信頼性が担保されます。

公文書(省庁その他の公務所の作成した文書)の謄本に関しては、認証をすることが出来ません。

認証には、次の3つの方法があります。

  1. 面前認証(目撃認証)
    当事者が公証人の面前で証書に署名、署名押印又は記名押印をする方法
  2. 自認認証
    既に署名又は記名押印した書類を、当事者または代理人が、公証人の面前で自認する方法
  3. 宣誓認証
    当事者がその面前で証書の記載が真実であることを宣誓した上、証書に署名若しくは押印し、または証書の署名若しくは押印を自認したときは、その旨を記載して認証する方法

認証は、執行を伴わない各種の合意書や協議書、確認書、覚書、などに幅広く活用することが出来ます。

離婚における年金分割(合意分割)に関しては、認証を受けた合意書により、当事者の一方が単独で手続きを行うことが可能となります。

離婚届の不受理申出や取り下げにおいては、原則として、直接本人が本庁の窓口に届出をしなければなりませんが、来庁出来ない事情がある場合、認証を受けた文書により、代理人や郵送の方法よって、申出や取り下げをすることが可能です。

公正証書と違い、証書に付する認証文に自宅住所の記載をしないことも可能ですので、傷害や痴漢、ストーカー、その他の犯罪被害の示談などで、自宅住所を知られたくない場合などにも活用出来ます。

「宣誓認証」の場合は、文書の記載が虚偽であることを知って宣誓したときは、10万円以下の過料の制裁があります。
そのため、当事者又は第三者の供述を記載した陳述書等の正確性を担保するための手段として利用することを目的としています。

配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律(平成13年10月13日施行)に基づく保護命令の申立てには、宣誓認証をした書面の添付を要する場合があります。


認証に必要な書類


1.認証を受ける文書の署名者が個人の場合
A.認証を受ける書面1通
B.署名者本人の印鑑登録証明書(発行後3か月以内のもの)
C.署名者本人の実印が押印された本人から代理人への委任状
D.年金分割の合意書の認証の場合には
(a)当事者双方の発行後3か月以内の印鑑登録証明書と実印
(b)年金番号がわかる資料
(c)年金分割のための情報通知書
E.パスポートの代理認証(宣言書、証明書等)の場合には、パスポートの現物

2.認証を受ける文書の署名者が法人の場合
A.認証を受ける書面1通
B.法人の商業登記簿謄本または登記事項証明書(発行後3か月以内のもの)
C.法人代表者の印鑑証明書(発行後3か月以内のもの)
D.法人代表者から代理人への代表者印の押印された委任状)

認証にかかる費用


契約書などの私署証書の認証は、1通あたり、原則1万1,000円ですが、もしもその内容を公正証書にした場合の手数料が2万2,000円未満となる場合は、その額となります(手数料令34条1項)。
つまり、身元保証書や誓約書など、金額の定めがないもの・算定不能なものは、1通あたり一律5,500円(原本2通の場合は11,000円)となります。
また、委任状の認証は、委任状公正証書の手数料の半額である3,5000円となります。
なお契約書等の原本ではない謄本の認証については5,000円となります(手数料令34条4項)。




確定日付の付与


確定日付とは


確定日付とは、文字通り、変更のできない確定した日付のことであり、その日にその証書(文書)が存在していたことを証明するものです。

文書は、その作成された日付が重要な意味を持つことが少なくありません。

私人が作成する文書には、作成日付の偽装や改ざんの虞があります。
また、金銭消費貸借契約等の法律行為に関する文書や覚書等、特定の事実を証明する文書などにおいては、その当事者の色々な思惑によって、合意の上であれば、容易に、遡った過去の日付での作成を行うことが可能であり、そのために、文書の日付が紛争になることがあります。

その点、公証役場で付与を受けられる日付は、付与を受けた当日の日付であり、過去ないし未来の日付を押印してもらうことは出来ません。

そのため、確定日付を付与しておくことで、文書の作成ないし存在していたことが証明され、後日、実際の日付と違うというトラブルの発生を回避することができます。

なお、指名債権の譲渡の通知または承諾は、確定日付のある証書をもってしなければ、債務者以外の第三者に対抗することができません(民法467条2項)。
指名債権を目的とする債権質も、同様に、第三債務者に対する通知又はその承諾について,確定日付のある証書をもってしなければ、第三債務者その他の第三者に対抗することができません(民法364条)。
そこで、このような文書には、確定日付を付しておくことが必要不可欠となります。

確定日付の付与


確定日付の付与とは、公正証書で無い私人間の契約書や示談書(私署証書)について、その書面が、その日時に、確かにこの世に存在していた、ということを証明してもらうため、当該文書に、公証人より確定日付の印を付してもらう手続きのことをいいます。


契約書や陳述書など、権利義務や事実証明に関する書面(私文書)について、確定日付があることで、存在していたことの完全な証拠となり、紛失や改ざんの心配がありませんので、将来的な紛争予防という効果が期待できます。

確定日付の取得自体は、公証役場に原本を持参することで、誰でも簡単に行うことが可能です。


確定日付の効力


確定日付の付与は、書類(文書)に公証人の確定日付印を押捺することによりその書類の押捺の日付を確定し、その文書がその確定日付を押捺した日に存在することを証明するものです。

文書の内容である法律行為等記載された事項を公証する「公正証書」や、文書等の署名押印などが真実になされたことを公証する「認証」とは異なり、確定日付の付与は、その文書の日付を確定し、その文書がその確定日に存在していたを証明するものです。


「確定日付の付与」の対象となる文書


<1>私文書に限られます。
公証人による確定日付を得ることができる文書は、私人(公務員などの公人でない人)が作成した私文書です。
官公署又は官公吏がその権限に基づき作成する公文書は、その日付が確定日付となりますので、公証人は確定日付を付することはできません。
例えば、不動産登記簿謄本は、公務員である登記官がその権限に基づいて作成するものですから、その謄本に記載された作成日付が確定日付となり、公証人はこれに確定日付を付することはできません。
<2>私文書は、文字その他の記号により、意見、観念または思想的意味を表示しているものであることが必要です。
図面または写真は,それ自体としては、意見、観念等を表示しているとはいえませんので、それ自体に確定日付を付することはできません。
しかし、例えば、写真を台紙に貼って割印し、台紙に撮影の日時,場所等のデータを記入した証明文を記載して記名押印する方法で私署証書とした場合には、これに確定日付を付与することができます。
文書のコピー自体には、確定日付を付与することはできません。
そのコピー上に写しを作成した旨付記するか、または、同様の説明文言を表示する証書を添付するなどして割り印し、それらの説明文書に確定日付を付与することになります。
<3>作成者の署名又は記名押印があること
記名はあるが押印を欠くもの、押印はあるが作成者名称を欠くものは補充を求めたうえ、確定日付を付与する取り扱いをしています。
署名又は記名は、氏名をフルネームで記載する必要はなく、氏又は名のみでもよく、通称、商号、雅号、仮名でも差し支えありません。
作成者が法人である場合は、個人名まで記入されている必要があります。
<4>違法な文書や、違法な目的に悪用される恐れのある文書でないこと
内容の違法な文書、または公序良俗に反する等、無効な法律行為が記載されている文書、違法な目的に悪用される恐れがある文書である場合には、確定日付を付与してもらうことはできません。
<5>空欄部分のある文書・未完成の文書でないこと
作成年月日の記載を欠いたもの、空欄部分のある文書や形式上未完成の文書には、そのままでは確定日付を付与することはできません。
公証人が確定日付を付与した後にその年月日やその他の文言を補充することで混乱が生じることを防止するため、作成年月日欄に棒線を引いてもらう、空欄部分は内容を埋めるか、空欄である旨付記した上で線で消す、などによって、後に補充出来ないようにしてから確定日付を付与する取り扱いになっています。




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